Ako sťahovať všetky e-maily zo servera v programe Outlook?

Outlook je primárne e-mailové rozhranie pre používateľov servera Microsoft Exchange Server. Synchronizuje sa so serverom na rýchle a rýchle načítanie a odosielanie e-mailov. Nezáleží na tom, či je vašim e-mailovým klientom Outlook.com, Hotmail alebo dokonca tretia strana, ako je Gmail, jednoducho si môžete nastaviť svoj účet a začať posielať všetky tieto pracovné e-maily.

Pretože sú to vaše e-mailové adresy, samozrejme by ste chceli, aby ich bolo možné kedykoľvek otvoriť. Môžete sa spoľahnúť, že Outlook zobrazí akýkoľvek e-mail, ktorý potrebujete, bez ohľadu na to, koľko mesiacov uplynulo od jeho napísania. Alebo môžeš? Ako sa ukázalo, veci nie sú také jednoduché. Program Outlook predvolene nezobrazuje všetko: väčšina vašich e-mailov zostáva na serveri Microsoft Exchange Server, zatiaľ čo v aplikácii Outlook je vám k dispozícii iba časť.

Ak používate Outlook 2019, 2016, 2013 alebo Outlook pre Office 365, nemôžete získať okamžitý prístup k svojim starším e-mailom bez zmeny nastavenia doručenej pošty. Aj keď je váš e-mail na serveri navždy, ak si to prajete, môžete očakávať, že budete mať k dispozícii aj miestnu kópiu. Avšak spôsob nastavenia Outlooku sťahuje až 12 mesiacov vašich e-mailov na miestny disk. Ak potrebujete čítať e-mailové adresy staršie ako tento dátum, budete musieť podniknúť príslušné kroky, aby ste donútili program Outlook sťahovať ich zo servera.

Prečo má program Outlook limit sťahovania e-mailov?

Možno by ste sa divili, prečo je situácia taká. Je to tak preto, lebo Microsoft Office vykonáva inteligentné nastavenia, keď je nainštalovaný vo vašom systéme. Skontroluje všetok hardvér a vykoná potrebné úpravy, aby umožnil optimálne fungovanie programu v systéme. Pokiaľ ide o Outlook a podnikové e-maily, kontroly, ktoré vykonáva na vašom hardvéri, sa používajú na nastavenie parametrov sťahovania.

Zjednodušene sa snaží pomôcť, ale program sa môže stať všetečným. Po skontrolovaní pevného disku a overení toho, koľko miesta zostáva, sa automaticky upraví časový limit, ktorý určuje, koľko vašich e-mailov sa lokálne zachová. Čím viac miesta na disku je k dispozícii, tým viac mesiacov sa sťahujú e-maily. Výpočet sa vykonáva podľa tohto vzorca:

• Ak je voľné miesto na disku až 64 gigabajtov, do vášho počítača sa automaticky stiahne až 12 mesiacov e-mailov.
• Ak je voľné miesto na disku niekde medzi 32 gigabajtmi a 64 gigabajtmi (bez započítania jedného z týchto čísel), do vášho počítača sa automaticky stiahnu tri mesiace e-mailov.
• Ak je množstvo voľného miesta na disku menej ako 32 gigabajtov, v miestnom úložisku vášho počítača sa uchová iba e-mail v hodnote jedného mesiaca.

Mohlo by vás zaujímať, o čom je rozruch a prečo nemôže byť nastavenie nastavené iba na možnosť „stiahnuť všetky e-maily“ alebo niečo podobné. V skutočnosti, na rozdiel od všeobecného presvedčenia, e-maily môžu zaberať veľa miesta. Tí, ktorí vedú rušný život nabitý e-mailmi, často zistia, že odosielané aj prijímané e-maily zaberajú obrovské množstvo priestoru. Ak nesledujete využitie disku, môžete sa zobudiť a zistiť, že vaša obchodná korešpondencia pohltila celý váš priestor.

Microsoft to vie tiež. Preto je Office navrhnutý tak, aby automaticky upravoval parametre úložiska, ako je napríklad predvolený limit úložiska lokálnych e-mailov pre Outlook. Zvyčajne je to v poriadku; je pravdepodobné, že e-maily minulých rokov toľko nepotrebujete. Okrem toho bez ohľadu na nastavenie stále získate miestny prístup k svojim úlohám, schôdzkam v kalendári a kontaktom.

Pamätajte, že účinnosť tohto nastavenia závisí od typu e-mailového klienta, ktorý používate. Ak využívate jedného z domácich poskytovateľov e-mailových služieb spoločnosti Microsoft, ako je Hotmail, Outlook alebo 0365, toto nastavenie ovplyvní, koľko e-mailov je k dispozícii lokálne. Rovnaký princíp platí pre väčšinu populárnych obchodných e-mailových služieb. Ak však náhodou použijete verejného poskytovateľa, ako sú Gmail, Yandex alebo Yahoo, nebudete mať obavy, pretože nastavenie nebude mať žiadny vplyv. Všetky vaše e-maily na serveri Microsoft Exchange Server budú mať miestnu kópiu uloženú v internom úložisku vášho počítača.

Ako si vytvoriť program Outlook Stiahnutie všetkých e-mailov zo servera

Tento server tu prirodzene odkazuje na Microsoft Exchange Server. Zatiaľ čo niektoré podniky kupujú licenciu na hostenie Exchange Servera v prevádzkových priestoroch, iné sa obracajú na poskytovateľa serverov Exchange-as-a-Service od tretích strán. Zvyšuje sa tiež popularita Exchange Online, cloudovej verzie služby hostenej samotným Microsoftom.

Bez ohľadu na použitý režim servera Exchange zostáva jeho hlavná funkcia rovnaká: agent prenosu správ, ktorý odosiela e-maily medzi počítačmi. Správy sa čítajú na oboch koncoch pomocou e-mailového klienta, v tomto prípade aplikácie Outlook.

V zásade platí, že pomocou servera Exchange sa všetky e-maily, ktoré ste kedy odoslali a prijali, ukladajú na server Exchange neustále. Večné uchovanie vašich e-mailov samozrejme podlieha veciam, ako sú limity cloudového úložiska pre jednotlivé účty a neustále používanie účtu. Jedná sa o to, že za normálnych okolností stále vidíte svoje e-mailové adresy vrátane tých skutočne starých, aj keď nie sú uložené v počítači.

Takže, čo môžete urobiť stiahnuť všetky e-maily zo servera do Outlooku? Ak chcete zobraziť všetky svoje e-maily v programe Outlook, existujú dva spôsoby.

Metóda 1: Použite odkaz „Viac“ v programe Outlook

Outlook for Office ponúka jednoduchý spôsob, ako zvýšiť počet e-mailov zobrazených v priečinku. Za predpokladu, že ste účet udržiavali dlho alebo máte dlhú históriu e-mailov, bude aplikácia zvyčajne zobrazovať iba najnovšie e-maily. Ale ty možeš vynútiť, aby program Outlook sťahoval všetky e-maily IMAP - alebo ich zobraziť aspoň.

Keď sa nachádzate v priečinku ako Doručená pošta alebo Odoslané v Outlooku a posúvate sa nadol, čoskoro sa dostanete na koniec zobrazených e-mailov. Hneď tam uvidíte správu s informáciou, že kliknutím na odkaz môžete zobraziť ďalšie správy:

V tomto priečinku na serveri je viac položiek

Kliknutím sem zobrazíte viac e-mailov na serveri Microsoft Exchange

Po kliknutí na odkaz „Kliknutím sem zobrazíte viac e-mailov na serveri Microsoft Exchange“ program Outlook stiahne zvyšok e-mailov z tohto priečinka do vášho počítača. Toto funguje, iba ak máte pripojenie na internet. Navyše sa stiahnu iba e-mailové adresy pre konkrétny priečinok. Ak sa teda nachádzate v priečinku Odoslané, dostanete iba všetky e-maily, ktoré ste kedy poslali.

Táto zásada platí, ak prehľadávate poštové schránky. Ak zadáte vyhľadávací dopyt a zobrazia sa výsledky, môže sa v dolnej časti stránky s výsledkami zobraziť veľa e-mailov, ktoré zodpovedajú hľadanému výrazu.

Zobrazujú sa posledné výsledky ...

Viac

Kliknutím na odkaz Viac stiahnete zvyšok e-mailov zodpovedajúcich vášmu vyhľadávaciemu dotazu.

Ak chcete vidieť všetky svoje e-maily v určitom priečinku na prvý pohľad, môžete sa prihlásiť do svojho účtu prostredníctvom webovej aplikácie pre Outlook. Dostanete sa tak k rozhraniu svojho servera Microsoft Exchange Server a uvidíte všetko, čo je tam uložené.

Metóda 2: Zmeňte v aplikácii Outlook nastavenie „Mail to Keep Offline“

Toto je nastavenie, ktoré určuje, koľko e-mailov v aplikácii Outlook sa bude uchovávať vo vašom počítači. Pamätajte, že to funguje iba pri použití e-mailového klienta spoločnosti Microsoft alebo uznávaného poskytovateľa e-mailových služieb pre firmy. Počet uložených e-mailov môžete zvýšiť alebo dokonca znížiť. Môžete tiež požiadať program Outlook, aby ukladal všetky vaše e-maily lokálne.

Podľa spoločnosti Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 a Outlook pre Office 365 poskytujú možnosti 1, 3, 6, 12 alebo 24 mesiacov alebo Všetky. Outlook 2019, Outlook 2016 a Outlook pre Office 365 poskytujú ďalšie možnosti 3 dni, 1 týždeň a 2 týždne.

Bez ďalších okolkov je potrebné urobiť nasledovné:

• Spustite aplikáciu Outlook.
• Prejdite na kartu Súbor.
• Vyberte rozbaľovaciu možnosť Nastavenia účtu.
• Po rozšírení možnosti vyberte možnosť Nastavenia účtu.
• V okne Nastavenia účtu vyberte kartu E-mail.
• Ak máte v Outlooku viac účtov, zobrazia sa tu. Vyberte ten, ktorého nastavenia chcete upraviť, a potom kliknite na tlačidlo Zmeniť.
• Zobrazí sa dialógové okno Zmeniť účet. Uistite sa, že je začiarknuté políčko Použiť režim výmeny s medzipamäťou.
• Posuňte posúvač „Mail to keep offline“ na požadovaný počet rokov, mesiacov, dní alebo týždňov. (Ak je posúvač sivý, je možné, že vám správca zabránil v zmene nastavenia.)
• Kliknite na tlačidlo Ďalej.
• Zobrazí sa vyskakovacie okno so žiadosťou o potvrdenie zmeny konfigurácie. Kliknite na tlačidlo OK.
• Kliknite na tlačidlo Dokončiť a reštartujte program Outlook.

V dolnej časti Outlooku by sa mala čoskoro zobraziť správa s informáciou, že „Vaše priečinky sú aktualizované“. Toto sa zobrazí až potom, ako program Outlook dokončí sťahovanie všetkých vašich správ zo servera Microsoft Exchange Server.

Možnosť Všetko vyberte iba v prípade, že máte dostatok úložného priestoru. Vaše nastavenia by sa mali zhodovať s veľkosťou miesta na disku. Ak zvolíte možnosť stiahnutia všetkých e-mailov na disk s obmedzeným priestorom, problémy sú nevyhnutné. Odporúčame vám najskôr odstrániť všetky nechcené položky z úložiska, aby ste uvoľnili viac miesta.

Prirodzene, môže byť pre vás ťažké rozhodnúť sa, čo chcete odstrániť zo svojho úložiska, takže sme tu, aby sme vám pomohli. Vedeli ste, že okrem zrejmých súborov vo vašom systéme existujú aj nevyžiadané súbory, ktoré okrem nafúknutia využitia úložiska neslúžia žiadnemu účelu? Samozrejme, že by ste sa ich chceli zbaviť, ale nájsť, kde sa nachádzajú, by mohol byť problém.

Ak chcete vyriešiť túto hádanku, odporúčame vám stiahnuť si BoostSpeed. Tento softvér je navrhnutý tak, aby odstránil všetky typy nevyžiadanej pošty v počítači, ako sú nepotrebné dočasné súbory systému a používateľov, vyrovnávacia pamäť webového prehliadača, nepoužité protokoly chýb, zvyšné súbory služby Windows Update, nepotrebná vyrovnávacia pamäť balíka Microsoft Office a oveľa viac. Po skenovaní si všimnete uvoľnených ďalších gigabajtov diskového priestoru. Ako bonus BoostSpeed ​​vyhľadá a odstráni všetky príčiny spomalenia systému a zaistí, aby váš počítač fungoval lepšie a stabilnejšie ako predtým.