211service.com
Ako si vybaviť e-maily v MS Outlook pre Windows?
Vedieť, ako si vybaviť e-mail v aplikácii Microsoft Outlook, je nevyhnutné, ak pracujete v kancelárii. Nikdy nechcete posielať e-maily plné trápnych chýb, najmä svojim seniorom. Vďaka tomu budete vyzerať neschopne a váš manažér sa dokonca bude pýtať, prečo si vás najal.
Ani seniori by nikdy nechceli zničiť svoju reputáciu neúmyselným klepnutím na tlačidlo „Odoslať“ alebo „Odpovedať všetkým“ na nesprávnu správu. Znášať posmešky a hanbu je niečo, čím si nikto nikdy nechce prejsť.
Našťastie veľa e-mailových klientov / e-mailových služieb poskytuje funkcie na vyvolanie e-mailov. Áno, aj po odoslaní e-mailu.
Jedným z takýchto e-mailových klientov s touto cennou funkciou je aj MS Outlook pre Windows. Tu je príklad, ako môžete pomocou tejto funkcie uložiť svoju tvár aj prácu.
Podrobný sprievodca vyvolaním e-mailov v programe Outlook
Odvolávanie e-mailov v Outlooku je celkom jednoduché.
Postupujte podľa týchto krokov a uvidíte ako vyvolať e-mail v programe Outlook :
- Vyhľadajte správu, ktorú chcete vyvolať, otvorením priečinka Odoslané položky. Ako posledný odoslaný e-mail sa nachádza v hornej časti zoznamu.
- Dvakrát kliknite na e-mail a otvorí sa.
- Uistite sa, že ste na karte Správa (skontrolujte hornú časť okna).
- Teraz vyhľadajte rozbaľovaciu ponuku s názvom Akcie. Nájdete ju vedľa možností e-mailu „Pravidlá“ a „Presunúť“ na paneli úloh.
- Ak chcete správu odvolať, kliknite na položku Akcie. Potom kliknite na Recall This Message.
Upozorňujeme, že tieto možnosti sú k dispozícii, iba ak máte účet Exchange. V určitých organizáciách môžu byť možnosti skutočne blokované vašimi správcami.
Pri dokončení operácie postupujte podľa týchto krokov:
- Dostanete okno na stiahnutie.
- Dostanete dve možnosti: odstránenie neprečítaných kópií e-mailov alebo ich nahradenie vhodnejšou správou.
- Funkcia poskytuje možnosť, ktorá informuje o úspešnom alebo neúspešnom vyvolaní e-mailu pre jednotlivých príjemcov. Pred kliknutím na tlačidlo OK vyberte svoje predvoľby.
Ak ste vybrali správu na odstránenie, proces je dokončený a vy ste sa úspešne zachránili pred potenciálne nepríjemnou situáciou.
Ak ste chceli nahradiť správu, postupujte podľa nasledujúcich krokov:
- Po výbere možnosti náhradnej správy sa zobrazí nová obrazovka, na ktorej môžete napísať novú správu.
- Keď ste pripravení, vyberte možnosť Odoslať a spustí sa proces vyvolania.
Nezabúdajte, že váš starý e-mail nezmizne iba tým, že pošlete správu o odvolaní.
Čo by sa teda malo urobiť, aby stará správa zmizla? Príjemcovia by mali najskôr otvoriť vašu spätnú správu pred otvorením e-mailu, ktorý nechcete, aby videli. Až potom zmizne nesprávny e-mail. To sa stane, keď si spomeniete na e-maily zaslaním náhradnej správy.
Šikovný malý trik, vďaka ktorému majú príjemcovia najskôr otvoriť vašu správu o stiahnutí z trhu, je pomenovanie vašej správy o stiahnutí z pamäte „URGENT“. To by malo motivovať príjemcov, aby ho otvorili čo najrýchlejšie.
Prečo stiahnutie e-mailu nie vždy funguje
Proces stiahnutia e-mailu bohužiaľ nemusí fungovať správne.
Ak vezmeme do úvahy superrýchle rýchlosti internetu, ktoré momentálne máme, omylom odoslaný e-mail sa v doručenej pošte niekoho zobrazí do niekoľkých sekúnd. Ak príjemca sedí za stolom s otvoreným e-mailovým klientom, pravdepodobne ho uvidí a otvorí rýchlejšie, ako si ho dokážete spomenúť.
A to nie je jediný problém
Veci môžu komplikovať niekoľko ďalších faktorov, napríklad:
- Akýkoľvek otvorený e-mail nie je možné vyvolať. Príjemca však obdrží váš spätný e-mail, ktorý ho informuje, že ste nemali v úmysle poslať nesprávny e-mail.
- Príjemca môže mať špecifické filtre, ktoré presmerujú prijaté e-mailové správy do iných priečinkov okrem priečinka doručenej pošty. To znemožňuje stiahnutie z obehu, pretože funguje iba vtedy, ak je e-mail v doručenej pošte príjemcu.
- E-maily odosielané do verejných priečinkov majú vyššie riziko, že ich každý uvidí, a nižšiu pravdepodobnosť, že si ich niekto stiahne. Na to, aby bolo možné si ho spomenúť, nemusí každý vidieť e-mail. Iba jeden príjemca, ktorý ho označí ako prečítaný, znemožní jeho stiahnutie.
- Táto funkcia stiahnutia z Outlooku nebude fungovať na e-maily odoslané iným e-mailovým klientom, ako je Gmail. Funguje to iba na e-maily odoslané v rámci Outlooku. Preto pravdepodobne budete chcieť obmedziť komunikáciu v Outlooku, aby bola bezpečná.
- Táto funkcia bude problematická pri práci s rôznymi verziami Outlooku. To je prípad, ak používate Outlook na mobilných zariadeniach s nastaveniami Exchange ActiveSync. A bude sa to ešte zhoršovať, ak je váš mobilný telefón offline.
- Ak má váš počítač problémy s výkonom, bude pomalý. Váš počítač nemusí chvíľu reagovať, čo sťažuje rýchle vyvolanie e-mailu. Preto by ste mali svoj počítač naladiť na špičkový výkon pomocou užitočného nástroja, ako je BoostSpeed.
Ak vezmeme do úvahy tieto výzvy, hodnotná funkcia nakoniec nevyzerá tak dobre.
Čo ak stiahnutie e-mailu nefunguje? Existuje ešte niečo, čo pomôže?
Určite vám zostáva ešte jedna možnosť: napíšte úprimné ospravedlnenie. Ľudia na druhej strane s väčšou pravdepodobnosťou pochopia vaše ťažkosti a neurazia sa.
Lepšie je, že môžete prijať preventívne opatrenia, aby ste sa v budúcnosti vyhli takémuto scenáru.
Najlepším opatrením je skontrolovať naše e-maily pred ich odoslaním. Nikdy sa neponáhľajte posielať ani urgentné správy. Prečítajte si ich dvakrát alebo trikrát.
A ak máte pocit, že potrebujete ešte dôkladnejšie preventívne opatrenie, môžete nastaviť oneskorenie odosielania e-mailov. Ak chcete použiť tieto nastavenia, postupujte takto:
- Prejdite do priečinka File.
- Vyberte možnosť Spravovať pravidlá a upozornenia.
- Vyberte Nové pravidlo.
- Preskočte podmienky a začnite od prázdneho pravidla. Takto zaistíte pokrytie všetkých e-mailov.
- Teraz vyberte Odložiť doručenie o počet minút.
Ak sa vaše e-maily oneskoria o niekoľko minút, budete mať dostatok času na to, aby ste ich odoslanie znova zvážili. A pravdepodobne vám to dá dostatok času na to, aby ste si spomenuli na tie, ktoré ste poslali.
Teraz viete, ako si máte vybavovať svoje e-maily a čo robiť, aby ste sa v budúcnosti vyhli situácii.